LIBROS Y REGISTROS CONTABLES

► Base Legal:

Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT

► Vigencia

Las disposiciones referidas a la contabilidad completa, así como la utilización de los formatos que debe contener cada libro o registro entrarán en vigencia a partir del 1 de enero de 2008, dejando a opción de los deudores tributarios poder llevarlos de acuerdo a las nuevas disposiciones antes de la referida fecha. Si hace uso de dicha opción, ya no se podrá volver llevar los libros y registros de acuerdo a la regulación anterior.

► Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios serán los libros de actas, los libros y registros contables u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o Resolución de Superintendencia que se señalan a continuación:

- LIBRO CAJA Y BANCOS
- LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
- LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
- LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTICULO 34° DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA
- LIBRO DIARIO
- LIBRO MAYOR
- REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
- REGISTRO DE COMPRAS
- REGISTRO DE CONSIGNACIONES
- REGISTRO DE COSTOS
- REGISTRO DE HUÉSPEDES
- REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS
- REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO
- REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS
- REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTÍCULO 23° RES.SUP. N° 266-2004/SUNAT
- REGISTRO DEL RÉGIMEN DE PERCEPCIONES
- REGISTRO DEL RÉGIMEN DE RETENCIONES
- REGISTRO DE RETENCIONES ARTÍCULO 77-A DE LA LEY DE IMPUESTO A LA RENTA
- REGISTRO IVAP
- REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - ARTÍCULO 8° RES. SUP. N° 022-98/SUNAT
- REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) 1ER PÁRRAFO ART 5° RS N° 021-99/SUNAT
- REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) 1ER PÁRRAFO ART5° RS N° 142-01/SUNAT
- REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) 1ER PÁRRAFO ART5° RS N° 256-04/SUNAT
- REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) 1ER PÁRRAFO ART 5° RS N° 257-04/SUNAT
- REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) 1ER PÁRRAFO ART5° RS N° 258-04/SUNAT
- REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) 1ER PÁRRAFO ART5° RS N° 259-04/SUNAT
- LIBRO DE ACTAS DE LA EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
- LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
- LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO
- LIBRO DE MATRÍCULA DE ACCIONES

► Legalización de los Libros y Registros

- Serán legalizados por los notarios o jueces de paz letrados o de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario.
- En el caso de las provincias de Lima y Callao, la legalización podrá ser efectuada en cualquiera de dichas provincias.

- Los notarios o jueces, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

- Los notarios o jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen.

► Oportunidad de la legalización

- Los libros y registros deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.

- Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta:

Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.

Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.

Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación que se ha establecido para ese efecto.

► Empaste de los libros y registros

- Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.

- Se debe efectuar, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros.

- Si el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables, debiéndose efectuar, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas.

- Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas debiendo estar tachadas o inutilizadas de manera visible.

- Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro, que no hubieran sido utilizadas en el ejercicio, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.

- De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde.

► Forma de llevado de los libros y registros

Los libros y registros que se encuentren obligados a llevar, deberán:
Contar con datos de cabecera

Contener el registro de las operaciones:

En orden cronológico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden pre-determinado.

De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas.

Utilizando el Plan Contable General Revisado vigente en el país.

Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda, a excepción los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, en los cuales la totalización se efectuará finalizado el período o ejercicio.

En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Código Tributario.
Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan.
Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario.

Tratándose del Libro de Inventarios y Balances, deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda, por el deudor tributario o su representante legal, así como
por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil responsables de su elaboración.

Lo antes dispuesto, no será de aplicación para:

i) El Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, regulado en la Ley de la EIRL.
ii) El Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, regulado en la Ley General de Sociedades.
iii) El Libro de Actas del Directorio, regulado en la Ley General de Sociedades
iv) El Libro de Matrícula de Acciones, regulado en la Ley General de Sociedades.
v) El Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias

► Comunicación de la pérdida o destrucción

- Los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, de los libros y registros, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos, deberán comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de quince (15) días hábiles establecido en el Código Tributario.

- Deberá contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes mencionados en el párrafo anterior, así como el período tributario y/o ejercicio al que corresponden éstos.

- Cuando se trate de libros y registros vinculados a asuntos tributarios, se deberá indicar la fecha en que fueron legalizados, el número de legalización, además de los apellidos y nombres del notario que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se realizó la misma, si fuera el caso.

- Se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el deudor tributario respecto de la ocurrencia de los hechos materia de este artículo.

- La perdida o destrucción aplicable a los documentos a los que se hace referencia en el Reglamento de Comprobantes de Pago, se les aplicará el procedimiento dispuesto en dicho Reglamento

► Plazo para rehacer los libros y registros

- Los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, tendrán un plazo de sesenta (60) días calendarios para rehacer los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes. De requerirse un plazo mayor por razones debidamente justificadas, la SUNAT otorgará la prórroga correspondiente, previa evaluación.

- El deudor tributario deberá contar con la documentación sustentatoria que acredite los hechos que originaron la pérdida o destrucción

- Los plazos se computarán a partir del día siguiente de ocurridos los hechos.

► Contabilidad completa

- Los libros y registros que integran la contabilidad completa, para efectos del inciso b) del tercer párrafo del artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta, son los siguientes:

Libro Caja y Bancos.
Libro de Inventarios y Balances.
Libro Diario.
Libro Mayor.
Registro de Compras.
Registro de Ventas e Ingresos.

Asimismo, los siguientes libros y registros integrarán la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta:
Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta.
Registro de Activos Fijos.
Registro de Costos.
Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.
Registro de Inventario Permanente Valorizado.

- Esta disposición, referida a la contabilidad completa, entrará en vigencia a partir del 1 de enero de 2008.

► Información mínima en los libros y los formatos

- Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán contener, adicionalmente a lo establecido en la forma de llevado, determinada información mínima, y de ser el caso, estarán integrados por formatos.


- Sin perjuicio del registro de la información mínima que se establece, la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continuas.

- Los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.

- Esta disposición, referida a la información mínima en los libros y registros así como la utilización de los formatos relacionados a estos, entrará en vigencia a partir del 1 de enero de 2008.

► Bibliografía

www.sunat.gob.pe